✔️ [ClickUp] 10. 자동화 기능 완전 정리: 실무에서 바로 쓰는 예시 5가지

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ClickUp의 자동화 기능(Automation)은 한 마디로 말하면

**“사람이 매번 클릭하지 않아도, 시스템이 알아서 반복 업무를 처리하는 기능”**입니다.

단순히 기능을 아는 것만으로는 실무에서 제대로 활용하기 어렵고,
실제 어떤 상황에서 어떤 조건으로 설정해야 효과적인지 예시를 통해 익히는 게 가장 좋습니다.

이번 글에서는 자동화의 개념부터, 실무에 바로 써먹을 수 있는 활용 예시 5가지를 정리해봅니다.

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자동화란 무엇인가?

자동화(Automation)는 조건이 충족되면 정해진 행동을 자동으로 수행하게 만드는 기능입니다.

비유하자면?

“자동문”과 같습니다.
사람이 문을 열려고 손을 대지 않아도, 일정 거리 안으로 들어가면 문이 저절로 열리죠.

ClickUp의 자동화도 똑같습니다.

• 특정 작업이 생성되거나
• 상태가 변경되거나
• 댓글이 달리거나 하면
  → 시스템이 미리 정해둔 규칙에 따라 자동으로 행동합니다.

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기본 구조: If → Then

ClickUp 자동화는 아주 단순한 구조로 이루어져 있습니다.

scss

복사편집

만약 (If) → 그럼 (Then)

구성설명

Trigger (트리거)	조건 또는 발생 이벤트
Action (액션)	트리거 발생 시 실행할 행동

 

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실무에서 바로 쓸 수 있는 예시 5가지

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1. 신규 태스크가 생성되면 자동 담당자 지정

Trigger: 태스크 생성됨
Action: 특정 사용자에게 자동 할당

활용 예
신규 고객 문의가 들어올 때마다 CS 담당자에게 자동으로 할당되도록 설정
→ “누가 담당이야?” 묻는 커뮤니케이션 불필요

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2. 마감일 도래 시 자동 상태 변경

Trigger: 마감일 도래
Action: 상태를 "검토 필요" 또는 "마감됨"으로 자동 변경

활용 예
마감일이 지나도 완료 체크 안 된 태스크를 자동으로 눈에 띄게 전환
→ 실수 방지 및 일정 관리에 유리

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3. 상태가 완료되면 자동으로 아카이브 처리

Trigger: 상태가 '완료'로 변경됨
Action: 태스크를 특정 리스트로 이동

활용 예
완료된 작업을 따로 아카이빙해서, 메인 리스트를 깔끔하게 유지
→ 리스트 과밀 방지 + 히스토리 관리

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4. 댓글이 달리면 담당자에게 알림 전송

Trigger: 댓글 추가됨
Action: 댓글 작성자 제외한 담당자에게 알림

활용 예
중요한 피드백이나 요청이 태스크 댓글로 올라왔을 때,
담당자가 실시간 확인할 수 있게 설정
→ 피드백 놓침 방지

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5. 특정 조건의 태스크는 자동 라벨 추가

Trigger: 우선순위가 높음으로 설정됨
Action: “긴급” 라벨 자동 추가

활용 예
긴급한 태스크가 생성되었을 때 자동으로 눈에 띄게 표시
→ 팀 전체가 빠르게 인지 가능

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설정 방법은?

1. 우측 상단의 Automations 버튼 클릭
2. ‘+ New Automation’ 선택
3. 트리거와 액션을 순서대로 선택
4. 조건 추가 및 저장

초보자도 UI가 직관적이라 어렵지 않습니다.
또한 ClickUp은 기본 제공되는 자동화 템플릿도 풍부해서, 시작하기 더 쉽습니다.

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실무 팁

• 자동화는 너무 많아지면 관리가 복잡해질 수 있습니다.
  꼭 필요한 업무 흐름만 걸러서 사용하는 것이 중요합니다.
• 팀원들과 미리 자동화 룰에 대한 공감대를 형성하세요.
  예: “완료 상태로 바꾸면 자동 이동되니 유의하세요.”
• 주 1회 정도 자동화 로그를 확인해
  예상치 못한 작업이 처리되고 있진 않은지 점검하는 것도 추천합니다.

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마무리 요약

• ClickUp의 자동화는 조건 → 행동 구조로, 반복 업무를 줄이는 데 탁월합니다.
• 실무에서는 담당자 지정, 상태 변경, 알림 전송, 라벨링 등에서 자주 활용됩니다.
• 템플릿과 직관적인 설정 UI 덕분에 누구나 쉽게 시작할 수 있습니다.
• 작지만 반복되는 일을 시스템에 맡기면, 진짜 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

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📎 다음 글 예고

11편에서는 ClickUp의 커스텀 필드와 템플릿을 활용해 업무 흐름을 더 유연하게 만드는 방법을 다룹니다.
특히 팀별 맞춤 업무 프로세스를 구축하고 싶은 분들에게 유용할 것입니다.

→ [ClickUp] 11. 커스텀 필드/템플릿 응용 편에서 이어집니다.